Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag von Verwaltungen – auch in kleineren Kommunen. Welche Potenziale sich daraus ergeben und worauf beim Einsatz zu achten ist, stand im Mittelpunkt einer KI-Schulung des Digitalisierungszentrums Zeitz (DZZ) am 15. April in Hohenmölsen.
Verwaltung im Wandel: Zwischen Routine und Digitalisierung
Im Fokus der Schulung stand zunächst eine Bestandsaufnahme: Viele Verwaltungsprozesse sind nach wie vor stark von Routinetätigkeiten geprägt. Gleichzeitig steigt die Notwendigkeit, Prozesse zu automatisieren und händische Verfahren zu digitalisieren. KI-Anwendungen könnten hier gezielt entlasten – etwa bei der Texterstellung, der Zusammenfassung von Inhalten oder der Strukturierung von Arbeitsabläufen. Gleichzeitig nutzen einige Mitarbeitende entsprechende Tools bereits informell, oft ohne klare Regeln.
„Genau hier setzt die Schulung an“, macht J. Wittke, Projektmanager im DZZ und Referent der Veranstaltung, deutlich. Neben den technischen Grundlagen ging es vor allem um einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI-Tools sowie praxisorientierte Einsatzmöglichkeiten in der Verwaltung.
J. Trebs, Initiatorin der Zusammenarbeit und Mitarbeitende in der Stadtverwaltung Hohenmölsen beschreibt die Relevanz der Schulung wie folgt:
„Der Anlass für die Schulung unserer Kolleginnen und Kollegen in unterschiedlichen Bereichen der Stadtverwaltung liegt in der zunehmenden Verbreitung und Relevanz von Künstlicher Intelligenz. Ziel ist es, den Fachbereichen ein fundiertes Verständnis der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von KI zu vermitteln und aufzuzeigen, wie sich Arbeitsprozesse effizienter gestalten lassen. Gleichzeitig ist es von zentraler Bedeutung, auch für potenzielle Risiken und Herausforderungen im Umgang mit KI zu sensibilisieren und einen verantwortungsvollen Einsatz zu fördern.“
KI verstehen, anwenden und richtig einordnen
Im Praxisteil der Schulung wurde deutlich, wie vielfältig die Einsatzmöglichkeiten von KI in der Verwaltung bereits heute sind. Von der Formulierung von Bürgeranschreiben über die Erstellung von Amtsblatttexten bis hin zur Vorbereitung von Stellenausschreibungen – in vielen Bereichen lassen sich durch KI Arbeitsprozesse beschleunigen und strukturieren. Auch spezielle Anwendungsfälle, etwa in der Bauverwaltung oder im Bereich Liegenschaften, wurden thematisiert.
Ein weiteres zentrales Thema war der Datenschutz und die Datensicherheit beim Umgang mit KI-Tools. Die Teilnehmenden wurden darauf hingewiesen, dass personenbezogene oder vertrauliche Daten nicht in frei zugängliche KI-Systeme eingegeben werden dürfen. Auch die unterschiedlichen Facetten digitaler Souveränität sowie rechtliche Grundlagen wurden thematisiert.
Neben Chancen wurden auch Grenzen des Einsatzes von KI-Tools bei der Arbeit klar benannt. Wittke betont in diesem Zusammenhang:
„Der Einsatz von KI braucht klare Regeln und ein gutes Verständnis für Datenschutz und Grenzen. Genau hier setzen wir an: Wir befähigen die Mitarbeitenden, die Technologie sicher, kritisch und verantwortungsvoll zu nutzen.“
Die Veranstaltung machte deutlich: Künstliche Intelligenz kann die Arbeit in der Verwaltung spürbar erleichtern – vorausgesetzt, sie wird gezielt, reflektiert und verantwortungsvoll eingesetzt. +++
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